Es waren einmal 5 Studierende, die die Lernagentur PR wählten. Doch mit einer so großen Aufgabe rechneten sie nicht. Schaffen sie alles in dieser Zeit?
3. Semester, 2020
Betreuende Dozenten: Prof. Dr. Lars Rademacher & Anita Haak
Onlinekommunikation
Der Auftrag
Das Alumni-Management der TU Darmstadt war auf der Suche nach neuen Wegen und Möglichkeiten, um Alumni besser zu erreichen und eine stärkere Bindung dieser zur TU aufzubauen. Dafür war es wichtig, den derzeitigen Zustand der Onlinepräsenzen zu untersuchen und mögliche Verbesserungsmöglichkeiten ausfindig zu machen.
Im zweiten Schritt ging es darum, die möglichen Verbesserungen greifbar zu machen und aufzuzeigen, wie diese realisierbar wären. Allgemein wurden die Zielgruppen für dieses Projekt vom Auftraggeber bereits im Vorfeld selbst definiert und nach Altersgruppen unterteilt.
Der TU Darmstadt war es vor allem wichtig, das bestehende Alumni-Netzwerk um viele Mitglieder zu erweitern, wofür unterschiedliche Konzepte möglich waren.
Darüber hinaus wünschte man sich eine Sammlung an Ideen für die langfristige Bindung und Aufmerksamkeit der Alumni inklusive Konzepten zur Umsetzung. Diese sollen vor allem darauf abzielen, mit möglichst wenig Aufwand den maximalen Nutzen zu erzielen.
Während der Ausführung und Spezifizierung der geforderten Konzepte stand unsere Gruppe im regelmäßigen Austausch mit den Auftraggebern, um das Vorgehen jederzeit an die gewünschten Ziele anzupassen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Hürden und Herausforderungen
Während des Projektes ist unser Alumni-Team auf unterschiedliche Hürden und Herausforderungen gestoßen.
Da uns recht wenige Daten und Zahlen in Bezug auf Website, Newsletter und Alumni-Stories vorlagen, hatten wir nur wenig Feedback zu diesen Themen zur Verfügung. Wir mussten also bei „Null“ anfangen und waren daher bezwungen, eigenständig Analysen und Umfragen zu erarbeiten, um einen ersten Eindruck über das Alumni-Management zu gewinnen.
Zudem waren die Anfordeungen sehr weitreichen, sodass wir den Auftrag in Pakete unterteilen und Prioritätetn vergeben mussten. Denn der Kunde hatte zwar hohe Erwartungen, doch wie genau das Endprodukt aussehen sollte, war zunächst noch unklar.
Somit hatten wir einerseits einen großen Handlungsspielraum und viel Platz für eigene, kreative Ideen, andererseits bestand auch stets die Gefahr, sich in den Aufgaben zu verlieren und vom eigentlich Wesentlichen abkommen.
Zedem mussten wir lernen, uns selbst zu organisieren: Zwar waren wir mit der Arbeitsaufteilung und dem Arbeitstempo sehr flexibel, jedoch bestand dadurch auch die Gefahr, dass der Prozess ins Stocken geraten könnte und einzelne Aufgaben vorerst vernachlässigt würden.
Analyse
Der erste Teil unseres Projekt bestand aus der Analyse. Wie war der Ist-Stand? Wie der Soll-Stand? Gegen welche Konkurrenz muss sich die TU Darmstadt behaupten und welche Zielgruppen müssen bedient werden? Was sind Stärken und Schwächen, Chancen und Risken?
Doch der Hauptteil der Analyse war der digitale Auftritt des Alumni-Netzwerks. Also untersuchten wir die Webseite bezüglich ihrer Inhalte, des Aufbaus und Aussehens, den Newsletter sowie die Präsenz der TU in den sozialen Netzwerke LinkedIn und Xing. Alles in allem ähneln sich die Ergebnisse: Die digitale Präsenz war eher überholt und altmodisch, oftmals sehr unübersichtlich und gekennzeichnet durch eine regelrechte Textüberfülle – für die Nutzer also kein Spaß und dadurch auch nicht für unsere Kundin.
Nach einer Abstimmung mit ihr war klar, dass eine Optimierung der Website, ein neuer Newsletter sowie eine Anpassung der Alumni-Stories mehr als angebracht waren.
Umsetzung
Dann ging es auch schon an die Umsetzung. Die Fragen „Wo fangen wir an? Was genau sollen wir machen?“ und Überforderung begleiteten uns dabei in den ersten Tagen. Durch das komplexe Thema und auch viele eingeschränkte Möglichkeiten, z.B. überhaupt keine Kennzahlen zur aktuellen Online-Präsenz, fiel es uns schwer, die Schrittfolge festzulegen.
Nach einem Großkonzept und weinem weiteren Debriefing mit der Kundin sah das alles schon ganz anders aus. Schnell teilten wir alle zu erledigenden Aufgaben untereinander auf und arbeiteten in der Weihnachtspause zu zweit oder alleine daran.
Am ersten Termin der Lernagentur im neuen Jahr trugen wir alles zusammen und waren überrascht, wie viele gute Ideen dabei herauskamen. Zu diesem Termin teilten wir uns dann nochmals in Arbeitsgruppen auf und widmeten uns ganz dem Feinschliff.
Das Endprodukt der Umsetzung waren optisch ansprechende Alumni-Stories, ein komplett neuer Newsletter, der gestalterisch sowie inhaltlich jeden von uns überzeugte und ein neuer und modernerer Auftritt der Website. Nun war es nur noch daran, der Kundin von unseren Ideen zu begeistern.
Projektabschluss
In den Wochen vor der Präsentation beim Kunden und auch den Finals liefen die Vorbereitungen auf Hochtouren: Präsentationsvorlagen wurden etliche Male angepasst, Inhalte gekürzt, Dokumente gesammelt und Berichte geschrieben. Wir perfektionierten unsere Arbeit, wo wir konnten. Als dann der Tag der Präsentation kam, stand uns die Aufregung dennoch ins Gesicht geschrieben. Trotz häufiger Rücksprache mit dem Kunden hatten wir Sorge, dass die Ergebnisse nicht gefallen könnten.
Doch es kam anders: Unsere Kundin war begeistert und wollte die Vorschläge unseres Konzepts am liebsten sofort umsetzen! Erleichtert und froh beendeten wir also unser erstes Lernagentur-Projekt, das uns viel abverlangt, uns aber auch sehr durch gute Erfahrungen, viele lustige Begebenheiten und Spaß im Team bereichert hat. Wir haben es tatsächlich geschafft: We Made Alumni-Management Great Again!