Was sind kollaborative Tools und wie nutzen Unternehmen diese?
Ein Forschungsprojekt von Amelie Gutrung und Michèle Assion
6. Semester, 2019
Betreuende Dozenten: Lars Rademacher und Stefan Dobler
Onlinekommunikation
Trello, Slack, Google Drive und Dropbox – alles hilfreiche Tools, die die Kommunikation mit anderen und den Austausch von Wissen vereinfachen.
Während des Studiums unterstützen sie Studenten vor allem bei Gruppenarbeiten. Aber auch im Arbeitsalltag sind kollaborative Tools nicht mehr wegzudenken, da sie die Zusammenarbeit mit Kollegen erleichtern.
Aus diesem Grund beschäftigte sich das Forschungsteam der Lernagentur PR III mit dem Thema „Veränderungsbereitschaft durch die Interne Kommunikation“.
Hierbei wurde Veränderungsbereitschaft als Bereitschaft, kollaborative Tools im Arbeitsumfeld einzusetzen und zu nutzen, definiert.
Um herauszufinden, ob diese Bereitschaft an bestimmte Komponenten (Alter, Geschlecht, Branche, etc.) geknüpft ist, wurde folgende Forschungsfrage erarbeitet:
Welche Komponenten tragen zur Veränderungsbereitschaft und der Etablierung von kollaborativen Tools in der Internen Kommunikation bei?
Vorgehen & Auswertung
Das Forschungsteam machte zunächst eine Literaturrecherche, um den Stand der Forschung im Bereich kollaborative Tools überblicken zu können. Nachdem die Hypothesen aufgestellt wurden, entschied sich das Team für eine quantitative Onlineumfrage. Diese wurde schließlich sowohl an Mitarbeiter als auch an Führungskräfte aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen geschickt.
Insgesamt lief die Erhebungsphase der Daten mehrere Wochen. Schlussendlich konnte eine Teilnehmeranzahl von 60 erreicht werden. Diese Daten wurden nach der Datenbereinigung und Codierung mithilfe der Statistik-Software SPSS ausgewertet.
Wie hoch ist das Interesse an kollaborativen Tools?
Im Vergleich zu anderen Themen, wie Social Media und Projektmanagement-Methoden interessieren sich die Teilnehmer weniger für kollaborative Tools. Dies lässt sich vielleicht auch damit erklären, dass 36,7 Prozent der Teilnehmer angaben, nicht zu wissen, was kollaborative Tools überhaupt sind.
Wie stark sind kollaborative Tools in Unternehmen bereits vertreten?
Nach Lesen der Definition von kollaborativen Tools gaben jedoch 70 Prozent der Teilnehmer an, diese in ihrem Unternehmen zu nutzen. Von den anderen 30 Prozent gaben 26,7 Prozent an, dass sie in Zukunft bereit seien, kollaborative Tools in ihrem Unternehmen zu nutzen, wenn sie ihre Arbeitsweise effizienter gestalten würden.
Welche Tools werden genutzt und wie häufig?
Am häufigsten werden von den Teilnehmern Microsoft Office Tools, wie beispielsweise Teams, genutzt („1x in der Woche“ bis „mehrmals wöchentlich“). Am zweithäufigsten („mehrmals monatlich“) nutzen die Teilnehmer Google Tools, wie z. B. Google Drive. Ungefähr „1x im Monat“ werden Dropbox und Trello eingesetzt.
Welche Hürden gab es bei der Einführung von kollaborativen Tools?
Diese Frage haben alle Teilnehmer bekommen, die bereits kollaborative Tools im Unternehmen nutzen (42 Teilnehmer). Hier gaben ungefähr 54 Prozent an, dass es Hürden bei der Einführung von kollaborativen Tools im Unternehmen gab. Die folgenden Sprechblasen zeigen drei aufgetretene Hürden bei der Einführung auf:
Ist es für die Einführung von kollaborativen Tools essenziell, dass Führungskräfte als Vorbildfunktion fungieren?
Hier ist das Ergebnis sehr eindeutig, denn insgesamt 95 Prozent der Teilnehmer sagen, dass es für die Einführung von kollaborativen Tools essenziell sei, dass Führungskräfte als Vorbildfunktion fungieren.
Interessant ist, dass sowohl Mitarbeiter diese Meinung vertreten, als auch Personen in Führungspositionen.
Als Begründung, warum Führungskräfte bei der Einführung von kollaborativen Tools Vorbilder sein sollten, nennen die Teilnehmer unter anderem folgende Dinge:
Hängt die Offenheit gegenüber neuen Technologien, wie kollaborativen Tools, vom Alter, Geschlecht oder der Branche ab?
Ein Zusammenhang zwischen dem Alter und der Offenheit gegenüber neuen Technologien konnte nicht gefunden werden. Auch zwischen den Geschlechtern gab es keine signifikanten Unterschiede. Lediglich bei der Branche konnte ein Zusammenhang in Bezug auf die Offenheit nachgewiesen werden. So haben Personen aus technikaffinen Branchen, wie die Telekommunikationsbranche, erwartungsgemäß die höchste Offenheit. Wohingegen Personen aus anderen Branchen, wie dem sozialen Dienst, weniger offen gegenüber neuen Technologien sind.
Um auf die anfänglich gestellte Forschungsfrage zurückzukommen, lässt sich sagen, dass wenige der untersuchten Komponenten einen Einfluss auf die Veränderungsbereitschaft und die Etablierung von kollaborativen Tools in der Internen Kommunikation haben. Lediglich den Führungskräften wird eine entscheidende Rolle bei der Veränderungsbereitschaft zugesprochen. Sie müssen die Etablierung von kollaborativen Tools mittragen und begleiten, sowie ihre Mitarbeiter unterstützen und motivieren. Dies kann meist ein langer Prozess sein, der von Mitarbeitern und Führungskräften verlangt, alte Gewohnheiten loszulassen und Veränderungsbereitschaft offen zu zeigen. Erst wenn alle im Unternehmen die neuen Tools akzeptieren und diese in ihren täglichen Arbeitsalltag integrieren, kann von einer erfolgreichen Etablierung die Rede sein.