Eventkommunikation: das Corporate Learning Practice Camp

Eventkommunikation für das Corporate Learning Practice Camp

Was kommt euch in den Sinn, wenn ihr an eine spannende Lernerfahrung denkt? An stupide Lesungen ohne jegliche Interaktion und Abwechslung vermutlich eher nicht. Aber vielleicht denkt ihr an interaktive Workshops, inspirierende Vorträge und den Austausch mit Gleichgesinnten?
Nun, genau darum geht es beim Corporate Learning Practice Camp, kurz CLPC23, veranstaltet von der Corporate Learning Community (CLC). Die Eventkommunikation dieses Practice Camps durften wir während unserer Lernagentur in diesem Sommersemester konzipieren.

Wir hatten großen Spaß dabei, Insights in die Eventkommunikation zu erhalten und durch diese Aufgabe zu lernen und daran zu wachsen. Eine Besonderheit in unserer Lernagentur war die Doppelrolle, die unser Dozent, Herr Robes, eingenommen hat. Als aktives Kernmitglied der Corporate Learning Community war er zugleich Kunde, Ansprechpartner und Dozent. Auch etwas, das wir so bisher noch nicht erlebt haben und eine ganz neue Herausforderung in vielerlei Hinsicht dargestellt hat.

Jetzt stellen euch aber erstmal unsere einzelnen Arbeits-Gruppen ihre eigene kleine Reise in unserer Lernagentur vor.

Umfrage

Hey, hallo! In unserem Team „Umfrage“ haben wir uns voller Elan daran gemacht, eine Umfrage für unseren Kunden, die Corporate Learning Community, auf die Beine zu stellen. Das Ganze war für uns jedoch Neuland, denn bis dato waren wir hauptsächlich Profis darin, Umfragen zu beantworten, aber nicht selbst welche zu erstellen.

Also haben wir uns zuerst mal mit dem geballten Wissen der Menschheit bewaffnet und haben wie die Verrückten recherchiert. Fragen über Fragen: Wie erstellt man eine Umfrage? Wie gestaltet man sie ansprechend? Welche technischen Hindernisse gibt es? Und wie lang sollte sie überhaupt sein?

Nach der Zusammenfassung der Ergebnisse, haben wir uns 26 Fragen aus dem Ärmel geschüttelt, aber am Ende haben es nur 18 in die finale Umfrage geschafft. Diese beziehen sich auf demografische Merkmale, Events und Kommunikation, die Eigeninitiative in Bezug zu Events der Teilnehmer*innen und allgemeine Fragen. Die Struktur konnten wir durch wöchentliche Coachings mit unserem Dozenten erarbeiten.

Sobald die Umfrage fertig finalisiert war, wurde sie auf Social Media veröffentlicht und schnell kamen die ersten Antworten bei uns an.

Die Zusammenarbeit im Team war relativ flüssig, keine endlosen Diskussionen, schnelle Entscheidungen und vor allem jede Menge Spaß. Die Zusammenarbeit mit unserem Kunden war auch unkompliziert und hat uns viel Freude bereitet.

Kurz: Mission accomplished!

Zielgruppe

In unserer Gruppe haben wir uns intensiv mit der Zielgruppe der Corporate Learning Community auseinandergesetzt. Zu Beginn haben wir eine gründliche Literaturrecherche durchgeführt und uns hierbei mit verschiedenen Ansätzen und Methoden vertraut gemacht, um ein solides Verständnis für die Analyse von  Zielgruppen zu entwickeln.

Unsere Recherchen führten uns zu entscheidenden Kriterien, mit denen wir die Zielgruppe der CLC genauer unter die Lupe nehmen konnten. Dadurch gelang es uns, die Merkmale und Bedürfnisse der Zielgruppe besser zu verstehen und darauf aufbauend gezielte Strategien zu entwickeln.

Im nächsten Schritt haben wir uns auf drei ganz spezifische Zielgruppen fokussiert: die „Aktiven Mitglieder“, die „Follower*innen der CLC“ und potenzielle neue Zielgruppen. Hierfür haben wir umfangreiche Daten gesammelt und sorgfältig ausgewertet, wobei demografische Informationen genauso Berücksichtigung fanden wie Verhaltensmuster und Präferenzen.

Durch unsere tiefgründige Analyse konnten wir detaillierte Personas für jede einzelne Zielgruppe entwerfen. Mit diesen Charakteren, die zwar fiktiv, aber realitätsnah sind, konnten wir die Zielgruppen besser verstehen, ihre Motivationen und Herausforderungen identifizieren und darauf aufbauend maßgeschneiderte Kommunikations- und Marketingstrategien entwickeln.

Die gewonnenen Erkenntnisse über die verschiedenen Zielgruppen sowie die daraus resultierenden Personas bilden nun eine solide Grundlage für zielgerichtete Maßnahmen. Durch das bessere Verständnis für die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppen sind wir in der Lage, unsere Angebote und Kommunikation anzupassen und somit einen maximalen Mehrwert und eine äußerst effektive Ansprache zu gewährleisten.

Social Media

Zu Beginn der Lernagentur haben wir in unserer Gruppenarbeit mit einer Social Media Analyse begonnen. Dabei haben wir uns die folgenden Accounts der Corporate Learning Community genauer angeschaut: Facebook Gruppe, LinkedIn Seite, Twitter und Mastodon Kanal. Konkret haben wir uns angeschaut, wie viele Follower*innen die jeweiligen Accounts haben, welche Beiträge gut ranken, das meiste Engagement aufweisen und wie die Tonalität/Ansprache ist. Außerdem, welche Hashtags und Formate verwendet werden, in welchen Abständen und zu welchen Zeiten gepostet wird. Ebenso wurde das Corporate Design der Beiträge bzw. Accounts untersucht.

Um die Zielgruppen der CLC genauer zu analysieren, haben wir auf die Insights des LinkedIn-Kanals zugegriffen. Die Insights gaben uns einen guten Einblick hinsichtlich demografischer Daten (Ort, Tätigkeitsbereich, Firmengröße, Branche und Karrierestufe) von Follower*innen und Besuchenden.

Um ein Gefühl für weitere Veranstaltungsoptionen für zukünftige Events zu bekommen, haben wir Analysekriterien wie Formate und Vernetzungsmöglichkeiten erstellt, anhand derer wir Veranstaltungen von Mitbewerbern genauer unter die Lupe genommen haben.

Der Großteil unserer Arbeit konzentrierte sich dann auf die Erstellung eines Social Media Leitfadens. Der Leitfaden gliedert sich in drei Abschnitte. Wie kann Social Media vor der Veranstaltung, während der Veranstaltung und nach der Veranstaltung sinnvoll und eingesetzt werden?

Zur Erstellung der Inhalte haben wir im Vorfeld ein Brainstorming durchgeführt und die Ergebnisse mit Hilfe von Fachliteratur und Internetrecherche verdichtet. Nach der inhaltlichen Vervollständigung haben wir den Leitfaden zur besseren Veranschaulichung in ein einheitliches Layout im Stil eines Playbooks gebracht.

Ziel des Leitfadens ist es, mit den Ideen eine interaktive Social Media Kommunikation für zukünftige Veranstaltungen zu ermöglichen.

Experteninterviews

Unser Team durfte die Expertinnen und Experten der Eventkommunikation eins zu eins befragen! Gestartet sind wir mit einer ausführlichen Recherche zum Thema Eventkommunikation und Eventorganisation und haben uns dann angeschaut, wie man ein Experteninterview aufbaut und welche Fragen man stellen sollte. Daraufhin haben wir einen Fragenkatalog zusammengestellt, der aus zwölf Fragen bestand, die sich zu einem Teil auf den Bereich der allgemeinen Eventkommunikation und zur Vertiefung dann noch auf den Bereich Social Media in der Eventkommunikation bezogen haben.

Fragen daraus waren zum Beispiel:

• “Was macht für Sie eine besonders gute Eventkommunikation aus?”

• “Was ist aus Ihrer Sicht die beste Möglichkeit, das Event mit Hilfe von Social Media zu bewerben? Welche Rolle spielt hierbei Content (Fotos, Videos oder andere Aufzeichnungen) von vergangenen Veranstaltungen?“

Für die Experteninterviews haben wir Dozent:innen aus dem Bereich Online Kommunikation und Eventmanagement befragt und Eventorganisatoren aus dem Team der Corporate Learning Community. Sechs Expertinnen und Experten meldeten sich auf unsere Anfrage zurück und waren bereit dazu, ein Gespräch mit uns durchzuführen. Für die Experteninterviews haben wir uns aufgeteilt, sodass pro Interview ein bis zwei Personen unseres Teams anwesend waren. Die Experteninterviews haben wir über Audio oder Video mit aufgezeichnet, sodass wir sie im Nachhinein noch transkribieren und auswerten konnten. Durch die Experteninterviews haben wir interessante Einblicke in die Eventkommunikation und den Einsatz von Social Media erzielen können: Hier ein paar Erkenntnisse aus den Interviews:

• Es sollte eine gute Mischung zwischen Eventkommunikation auf Social Media und klassischer Werbung geben:

“Mein Gefühl ist, dass es gut ist, ein Wechselspiel zwischen Social Media und klassischer Webkommunikation zu machen.” – Thomas Pleil, Dozent für Public Relations und Organisator des Content Strategy Camp

• Es empfiehlt sich einen einheitlichen Hashtag für das Event zu nutzen:

“Wir packen es überall drauf. Wir kommunizieren eigentlich nichts ohne den Hashtag  auf jeder Folie. Der wird im Vorfeld schon genutzt für die Kommunikation. Das heißt, wir kreieren den schon zum Start und arbeiten damit.” – Pia Helferich, Dozentin für Online Kommunikation und Organisatorin des Content Strategy Camp

• Eine Event Website ist wichtig für die Eventkommunikation:

“Ich würde auf jeden Fall den Ausgangspunkt immer in einer Event-Website sehen. Das kann ein One Pager sein, wo einfach alle Call-to-Actions auch darauf zulaufen.” – Thomas Pleil, Dozent für Public Relations und Organisator Content Strategy Camp

• Die Eventkommunikation muss klar machen welchen Mehrwert das Event den Besuchern bietet

“Worum geht es? Das why muss deutlich werden” – Sandra Richter, Mitorganisatorin bei Events der CLC

“Was bringt mir das eigentlich, wenn ich da hingehe? Insofern könnte das vielleicht   motivierender sein, weil man dann erfährt, warum gehe ich da hin.” – Marcel Kirchner, aus dem Kernteam der CLC und Mitorganisator der LernOS Convention

• Wenn man bekannte Persönlichkeiten oder Speaker beim letzten Event dabei hatte, Namedropping betreiben und damit werben:

“Und dass man diese aufgreift, diese Posts und die repostet oder daran noch mal erinnert, dann hat man so eine Triggerfunktion, dass Leute über die Medien von diesem bekannten Speaker gehört haben und daran interessiert sind. So etwas ist eine ganz gute Maßnahme, ein bisschen größer zu wirken, als man selbst vielleicht ist.” ( bezogen Auf Influencer/ Speaker Postings) – Alexander Kehry, Dozent für Eventmanagement

“Influencer-Einsatz, Leute mit hohem Grad sichtbar durch Interviews und Gespräche  machen” – Oliver Ewinger, aus dem Kernteam der CLC

Wir sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen und hoffen, dass hilfreiche Erkenntnisse für die Eventkommunikation der CLC-Community dabei sind!

Der Abschluss

Mit der Abschlusspräsentation fanden unsere Gruppen-Ergebnisse einen gemeinsamen Rahmen und wurden unserem Kunden (und Dozenten 😉 ) vorgestellt. Wir geben der Corporate Learning Community zudem einen umfangreichen Leitfaden mit an die Hand, welcher all unsere Gruppen-Ergebnisse enthält und mit dem sie die Kommunikation für all ihre folgenden Events erfolgreich bewältigen können.

Wir freuen uns schon darauf, in Zukunft möglicherweise selbst Ziel unserer eigenen Eventkommunikationsstrategie zu werden und mehr von der Corporate Learning Community zu hören!